Ettevõtjad alustavad tihti üksi. Nad on korraga tegevjuhid, turundajad, klienditoed, assistendid ja ka IT-toed. Aluguses tundub see loomulik. Ettevõte on alles väike ja kõike justkui jõuab ise teha. Samuti on käibed madalamad ning lisajõu palkamine ei näi võimalik.
Ühel hetkel tekib aga olukord, kus päevad on täis tegevusi, aga ettevõte ise ei liigu soovitud tempos edasi. Kulub liiga palju aega tulekahjude kustutamisele, tehniliste probleemide lahendamisele ja turundusele. Kuigi algne eesmärk on saavutada ettevõtlusega rohkem vabadust ja teenida paindlikumalt tulu, siis tihtipeale loodakse sellest endale ikkagi täiskohaga töökoht. Miks muidu tihti öeldakse, et “lahkusin palgatöölt, aga töötan nüüd 24/7”.
Märgid, et võiksid juba praegu vajada abi
Sa vastad kirjadele ja sõnumitele õhtuti
Sinu kliendid on harjunud, et vastad esimesel võimalusel. Olgu selleks siis kasvõi tööväline aeg. Kas oled mõelnud, kui palju aega sa tegelikult selle peale kulutad?
Sa mõtled pidevalt, et teed ühe kiire asja veel ära ja siis lõpetad tööpäeva. Sinu tööpäeval ei ole kindlat algus- ja lõppkellaaega. Sinu vaimne koormus hakkab kasvama, sest sinu puhkeaeg on minimaalne. Väärtuslik aeg, mida saaksid veeta hoopis perega kulub tegevustele, mida saaks täita keegi teine.
Tähtsad ja strateegilised tegevused jäävad tahaplaanile
Palju aega kulub tulekahjude kustutamisele. Mures klient on hädas, veebilehe ostukorvis on makselahendus kadunud või oled unustanud ootamatult kohtumise, mida edasi lükata ei saa.
Sul on palju ideid, kuidas oma ettevõtet turundada, aga teostus jääb tegemata. Sa ei jõua piisavalt kiirelt uute potentsiaalsete klientideni.
Ettevõtte süsteem on juba pikalt olnud toimiv, aga hakkab ajale jalgu jääma. Sul ei ole aega uusi süsteeme arendada ja ettevõtet strateegiliselt kasvatada.
Sul on peas liiga palju infot
Meie aju on kui arvuti kõvaketas. Ühel hetkel saab paratamatult mälu täis. Ülesanded kipuvad ununema ning meenuma viimasel hetkel kui võib olla juba hilja.
Sul on keeruline puhata, sest mõtled ka sel ajal ettevõtte tegevustele. Selleks, et ettevõtjana ei peaks kogema läbipõlemist on väga oluline leida teadlikult aega puhkamiseks. Selliselt, et sa päriselt ei mõtle tööasjadest.
Täidad suure osa ajast ülesandeid, mida võiks täita keegi teine
Kas oled mõelnud, kui palju aega kulub sul päevas meilidele vastamiseks, arvete koostamiseks või sisu loomiseks? Kas sulle üldse meeldib sotsiaalmeedia postituste loomine või teed seda pigem hambad ristis, sest nähtaval olek on vajalik?
Kui ettevõtja päev kulub peamiselt 20-30 euroste ülesannete tegemisele, siis jääb vähem aega tegevustele, mis päriselt ettevõtet kasvatavad. Neid ülesandeid, mida sulle täita ei meeldi, saaks enda peale võtta keegi, kes teeb seda kirega. Muutus on märgatav!
Mida delegeerida virtuaalassistendile?
Mõtle esmalt, millised on need ülesanded, mis hõlmavad sinu päevast kõige suurema aja? Kui nende seas on näiteks kliendisuhtlus, kalendri haldamine, turundus või tehniline tugi, siis kõiki neid ülesandeid saaksid delegeerida. Seejärel selekteeri välja ülesanded, mida sulle kohe üldse täita ei meeldi.
Assistendikool on loonud ka tasuta läbimiseks Juhi fookuse auditi, mille abil saad välja arvutada oma tunnihinna põhjal, kui palju sa rahaliselt kaotad kui teed kõike ise.
Loetelu ülesannetest, mida saaksid virtuaalassistendile delegeerida:
Neid ülesandeid saab olla veelgi enam, olenevalt sellest, milles ettevõtja end ise tugevalt tunneb ja soovib täita. Samuti olenevalt ettevõtte valdkonnast. Kui mõtled ettevõtjana, et sinu valdkond on liiga kitsas, siis tegelikult on palju virtuaalassistente, kes on nutikalt oma varasemaid kogemusi saanud rakendada ka virtuaalassistendi töös.
Koolitusmaastikul kohtab tihti virtuaalassistente, aga on ka neid, kes abistavad personaaltreenereid, logistika valdkonna ettevõtteid, muusikuid, iluteenindajaid ja palju teisi.
Kuidas leida enda jaoks õige virtuaalassistent?
Kõige lihtsam on kasutada Assistendikooli virtuaalassistentide andmebaasi, mille leiad ettevõtjatele suunatud infolehelt ning kuhu oleme koondanud teenusepakkujad, kes on kinnitanud, et nad töötavad vastavalt virtuaalassistendi tööeetikale.
Enamik virtuaalassistente pakuvad tasuta esmakohtumist veebis, et saada parem selgus töökorralduste, ettevõtja soovide ja sobivuse osas.
Samuti leiab palju aktiivseid virtuaalassistente Facebooki grupis “Eesti virtuaalsed assistendid”, kus saad otse oma pakkumist kuulutada, aga tasub olla võimalikult täpne oma soovides. Vastasel juhul võib juba samal õhtul postkast kiirelt täituda ning tekitada sulle veelgi rohkem töökoormust kirjade analüüsimiseks. Kui sa ei soovi seda kõike ise teha, siis Assistendikooli värbamispartner Piret Esula aitab sind selle protsessiga.
Lisaks tehnilistele oskustele ja teadmistele on väga oluline ka ettevõtja ja virtuaalassistendi omavaheline klapp ja usaldus. Läbipaistev kommunikatsioon on hea koostöö aluseks. Ära karda proovida, sest vajadusel saad assistenti vahetada. See on ka üks põhjus, mis paljud mikro- ja väikeettevõtjad otsustavad virtuaalassistendi kasuks. Palgatöötaja välja vahetamine on palju pikem ja keerulisem protsess.
Virtuaalassistendi kaasamiseks ei pea ootama hetke, kus oled juba täielikult ülekoormatud. Targem on alustada väikeste ülesannetega, testida koostööd samm-sammult ning juba üks ülesanne võib vabastada mitu tundi nädalas.
Delegeerimata jättes sead tihti piirid enda ettevõtte kasvule. Virtuaalassistent pole mitte kulu vaid investeering sinu äri arengusse.
