Virtuaalassistendi kaasamine on paljude ettevõtjate jaoks korraga ahvatlev ja hirmutav mõte. Ühelt poolt tahaks rohkem aega, fookust ja korda süsteemidesse. Teiselt poolt tekivad küsimused: Kas ma saan usaldada? Kas mul kulub lõputult aega väljaõppele? Kas keegi teeb sama hästi kui mina?
Selles blogiartiklis jagavad personaaltreener ja online coach Kaisa Gutman (Kaisa veebileht) ning tema virtuaalassistent Kristina Piltjai (Kristina veebileht) ausalt ja otse, kuidas nende koostöö algas, millest nad alustasid ja mis muutus ettevõttes päriselt.
Videointervjuu on nähtav Assistendikooli YouTube´is.
Kes on Kaisa Gutman ja millega ta ettevõtjana tegeleb?
Kaisa on ettevõtlusega tegelenud üle 12 aasta – erinevates vormides ja valdkondades. Treeningvaldkonnas alustas ta samuti umbes 12 aastat tagasi, alguses peamiselt kohapeal: personaaltreeningud, rühmatreeningud ja kõik sellega kaasnev.
Viimastel aastatel on Kaisa liikunud ettevõttes uude suunda ja keskendub palju rohkem online coachingule, et jõuda rohkemate inimesteni ja teha seda süsteemsemalt. Tema kogemus näitab, et ainult 2–4 korda nädalas trennis käimisest jääb tihti väheks. Tulemused tulevad siis, kui tervik (treening, toitumine, elustiil) töötab koos ja järjepidevalt.
Personaaltreener ja online coach
Kaisa Gutman
Kes on Kaisa Gutman ja millega ta ettevõtjana tegeleb?
Kaisa on ettevõtlusega tegelenud üle 12 aasta – erinevates vormides ja valdkondades. Treeningvaldkonnas alustas ta samuti umbes 12 aastat tagasi, alguses peamiselt kohapeal: personaaltreeningud, rühmatreeningud ja kõik sellega kaasnev.
Viimastel aastatel on Kaisa liikunud ettevõttes uude suunda ja keskendub palju rohkem online coachingule, et jõuda rohkemate inimesteni ja teha seda süsteemsemalt. Tema kogemus näitab, et ainult 2–4 korda nädalas trennis käimisest jääb tihti väheks. Tulemused tulevad siis, kui tervik (treening, toitumine, elustiil) töötab koos ja järjepidevalt.
Kuidas sai alguse Kaisa ja Kristina koostöö?
Kristina sattus Katriin Manguse tasuta webinarile, kus oli osalejana ka Kaisa. Kuigi webinar ei olnud virtuaalassisteerimise teemal, tuli vestluses jutuks, et mitmed ettevõtjad sooviksid assistenti.
Kristina tegi midagi, mida paljud virtuaalassistendid ei tee:
ta kirjutas nimed üles, uuris järgmisel päeval tausta ja võttis ise ühendust.
Ta kirjutas otse Kaisale, sest otsis just treeningvaldkonna klienti ja Kaisa tundus ideaalne.
Kaisa rõhutab, et koostöö sai alguse tänu Kristina julgusele ja aktiivsusele:
ettevalmistus + võimalus + initsiatiiv = koostöö.
Mida delegeeriti ja miks?
Kaisa töökoormus kasvas järsult. Tal oli korraga palju erinevaid rolle ja kohustusi (töö, pere, ülikool). Ta nägi, et kui jätkata samas tempos üksi, on järgmine peatus läbipõlemine.
Esimesed ülesanded olid seotud just sellega, kus Kaisa vajas kõige rohkem tuge:
- klientide ülevaatamine süsteemis ja programmis
- treeningkavade ja toitumisega seotud ülesanded
- treenitavate jälgimine ja assisteerimine
- failide ja info organiseerimine (andmehaldus)
Oluline nüanss: Kristina tugevus ei olnud ainult “assistendi töö tegemine”, vaid ka see, et tal on päriselt valdkonna pädevus – teadmised, oskused ja kogemus treeningu/toitumise maailmas.
Mida delegeeriti ja miks?
Kaisa töökoormus kasvas järsult. Tal oli korraga palju erinevaid rolle ja kohustusi (töö, pere, ülikool). Ta nägi, et kui jätkata samas tempos üksi, on järgmine peatus läbipõlemine.
Esimesed ülesanded olid seotud just sellega, kus Kaisa vajas kõige rohkem tuge:
- klientide ülevaatamine süsteemis ja programmis
- treeningkavade ja toitumisega seotud ülesanded
- treenitavate jälgimine ja assisteerimine
- failide ja info organiseerimine (andmehaldus)
Oluline nüanss: Kristina tugevus ei olnud ainult “assistendi töö tegemine”, vaid ka see, et tal on päriselt valdkonna pädevus – teadmised, oskused ja kogemus treeningu/toitumise maailmas.
Virtuaalassistent Kristina Piltjai
Kas delegeerimine toimus plaani järgi või jooksvalt?
Kaisa sõnul olid põhiasjad alguses paigas, aga palju kujunes ka koostöö käigus. Pidevaks vundamendiks sai neil kaks asja:
- läbipaistev ja selge kommunikatsioon
- jooksvate ülesannete kiire kokkuleppimine
Kristina lisab siia väga ausa vaatenurga. Alguses oli Kaisa ebakindel ja ettevaatlik – ettevõttes on konfidentsiaalsed andmed ja usaldus ei tule üleöö.
Kaisa ja Kristina lahendasid selle praktiliselt. Alustasid soodsama prooviperioodiga, kus usaldus sai samm-sammult kasvada. Alguses Kaisa õpetas ja kontrollis üle (nt treeningkavad), hiljem muutus töö aina iseseisvamaks.
Mis muutus ettevõttes pärast virtuaalassistendi kaasamist?
Kaisa kirjeldab esimest ja kõige otsesemat muutust lihtsalt: koorem läks kergemaks.
Kui teatud ülesanded olid Kristina käes, vabanes Kaisa aeg ning ta sai keskenduda:
- ettevõtte arengule ja strateegiale
- põhitegevusele
- õppimisele ja uute lahenduste juurutamisele
Lisaks tuli hiljem järjest rohkem tehnilist poolt Kristina kätte. Kaisa tunnistab, et tal tekib kiiresti ülekoormus, eriti perioodidel, kus projekte on palju.
Ühe suure projekti puhul ütleb Kaisa: “Ilma Kristinata poleks see projekt ilmselt käima läinud.”
Kristina ehitas muu hulgas maandumislehe ja aitas kogu tehnilise poolega ning Kristina toeta oleks Kaisa siiamaani seda projekti ehitamas.
Kus nägi Kristina suurimat arengut ning kuidas on aja jooksul omavaheline koostöö muutunud?
Kristina jaoks toimus suur hüpe just suure projekti ajal. Alguses oli fookus treeningkavadel ja treenitavate jälgimisel, siis lisandus e-raamat, maandumisleht, tehniline ülesehitus ja kõik läks lendu – töömaht, süsteemsus ja ambitsioon kasvasid.
Omavahelise koostöö osas rõhutavad Kaisa ja Kristina üht: aus ja otsekohene suhtlus.
Kristina ütleb, et nad on aja jooksul saanud isegi sõpradeks ning suhtlus ei piirdu ainult tööga – see loob turvalise ja inimliku koostööruumi.
Kaisa lisab, et neil on:
- hea klapp ja “vibe”
- “straight to the point” kommunikatsioon (ei ole vaja ümber nurga paluda)
- ühine drive ja eesmärgikesksus
Kui midagi ei tööta, siis nad räägivad selle kohe läbi ja mõtlevad, mis lahendus on, mitte ei jäta asju õhku.
Kus nägi Kristina suurimat arengut ning kuidas on aja jooksul omavaheline koostöö muutunud?
Kristina jaoks toimus suur hüpe just suure projekti ajal. Alguses oli fookus treeningkavadel ja treenitavate jälgimisel, siis lisandus e-raamat, maandumisleht, tehniline ülesehitus ja kõik läks lendu – töömaht, süsteemsus ja ambitsioon kasvasid.
Omavahelise koostöö osas rõhutavad Kaisa ja Kristina üht: aus ja otsekohene suhtlus.
Kristina ütleb, et nad on aja jooksul saanud isegi sõpradeks ning suhtlus ei piirdu ainult tööga – see loob turvalise ja inimliku koostööruumi.
Personaaltreener ja online coach
Kaisa Gutman
Kaisa lisab, et neil on:
- hea klapp ja “vibe”
- “straight to the point” kommunikatsioon (ei ole vaja ümber nurga paluda)
- ühine drive ja eesmärgikesksus
Kui midagi ei tööta, siis nad räägivad selle kohe läbi ja mõtlevad, mis lahendus on, mitte ei jäta asju õhku.
Levinumad hirmud enne virtuaalassistendi kaasamist
Kaisa toob välja klassikalised hirmud, mida kuuleb väga paljudelt ettevõtjatelt:
- kas saab usaldada?
- kui palju aega kulub väljaõppele?
- kas ma pean hakkama “lapsehoidjat mängima”?
- kas ma ei tee ise kiiremini?
Lisaks mõjutas teda ka teise ettevõtja kehv kogemus virtuaalassistendiga – see muutis ettevaatlikuks.
Aga koostöö Kristinaga tõestas vastupidist. Usaldus kasvas, töö kvaliteet oli väga hea ja pigem oli olukord vastupidi. Kaisa arvas, et hakkab assistendil “kukil istuma”, aga tegelikult on Kristina sageli samm ees ja hoiab asju rajal.
Kas virtuaalassistendi väljaõpetamisele kulus palju aega?
Kaisa sõnul ei midagi märkimisväärset.
Ta rõhutab üht virtuaalassistendi tugevat omadust, milleks on oskus ise õppida ja initsiatiiv.
Kui nad ehitasid Kristinaga suurt projekti, siis ka Kaisa oli paljudes asjades algaja. Kristina võttis ise õppimise enda peale, otsis infot, katsetas ja liikus edasi.
Kristina võtab selle hästi kokku: “Virtuaalassistent ei ole ainult ülesannete täitja – ta võib aja jooksul muutuda strateegiliseks äripartneriks, kes pakub lahendusi, mitte ei oota iga sammu ettevõtjalt.”
Mis arusaam virtuaalassistendi tööst ei vasta tõele?
Kristina sõnul on levinud müüt, et virtuaalassistendiks võib hakata igaüks.
Jah, alustada võib igaüks – aga päriselt hästi töötamiseks on vaja:
- oskusi ja tööriistade tundmist (või oskust kiiresti õppida)
- äriloogika mõistmist
- prioriseerimisoskust
- professionaalset suhtlemisoskust
- usaldusväärsust (sh “ära kadumine” on suur punane lipp)
Ta rõhutab ka, et assistent ei tohi jätta ettevõtjat olukorda “vaata ise, kuidas edasi saab”.
Eluline näide - kui ettevõtja kaob live´ist tehniliste probleemide tõttu
Ühe väljakutse ajal juhtus ootamatu tehniline olukord – Kaisa kadus keset live’i ära. Kristina pidi hetkega olukorra üle võtma ja live’i lõpuni vedama.
Kristina sai hakkama, sest:
- tal olid materjalid ja teadmised olemas
- ta julges ohjad võtta
- ta ei läinud paanikasse
See on hea näide, miks ettevõtja jaoks on väärtuslik assistent, kes suudab kriitilisel hetkel tegutseda ja miks peab olema valmis ootamatusteks.
Kas virtuaalassistent on investeering või kulu?
Kaisa sõnul 100% investeering.
Ta ütleb, et tal ei teki kunagi tunnet, et on “raha maha visatud”. Pigem vastupidi – ta mõtleb iga kuu, kui hea on, et need ja need asjad said tehtud, ning juba planeerib järgmisi ülesandeid ette.
Siin tuleb välja ka üks hea koostööprintsiip. Kaisa ei eelda, et Kristina peab kohe reageerima ja kõik koheselt ära tegema. Nad lepivad ajaraamid kokku ning Kristina paneb ka ise piire (nt õhtud/nädalavahetused), kommunikeerides need alati kliendiga selgelt läbi.
Soovitus virtuaalassistentidele: kuidas päriselt kliente leida?
Kaisa sõnum assistentidele on väga konkreetne – kliendid ei jookse sulle ukse taha.
Ta soovitab:
- olla ise proaktiivne ja initsiatiivikas
- osaleda veebinaridel ja üritustel, olla kogukondades aktiivne
- luua kontakte, suhelda, kirjutada ise
- olla professionaalne ka siis, kui vastus on “ei”
Kaisa ütleb, et talle jäävad silma need assistendid, kes:
- kirjutavad ise
- tutvustavad ennast
- julgevad end välja pakkuda viisakalt ja julgelt
On ka teine pool. Kui suhelda, siis suhelda lõpuni – mitte kaduda ära. Ära kadumine jätab ettevõtjale halva kogemuse ja see võib levida kiiresti.
Kaisa ja Kristina koostöö näitab väga selgelt, et hea virtuaalassistendi kaasamine ei ole lihtsalt abi väikeste ülesannetega, vaid võib olla päriselt ettevõtte arengu võti.
Tugeva koostöö alustalad Kaisa ja Kristina näitel:
- usaldus + konfidentsiaalsus + selged kokkulepped
- aus ja otsekohene kommunikatsioon
- initsiatiiv ja õppimisvõime
- professionaalsus (ka “ei” ja “ei sobi” olukordades)
Tutvu lähemalt Kaisa ja Kristina tegemistega
Kaisa Gutmani veebileht: https://www.fitbykaisa.com/
Kaisa Gutmani Instagram: https://www.instagram.com/fitbykaisagutman
Kristina Piltjai veebileht: https://digiplaneerimine.ee/
Kristina Piltjai Instagram: https://www.instagram.com/kristinapiltjai
Vaata videointervjuud
Assistendikooli YouTube´i kanalil
Tutvu lähemalt Kaisa ja Kristina tegemistega
Vaata videointervjuud Assistendikooli YouTube´i kanalil
Kaisa Gutmani veebileht: https://www.fitbykaisa.com/
Kaisa Gutmani Instagram: https://www.instagram.com/fitbykaisagutman
Kristina Piltjai veebileht: https://digiplaneerimine.ee/
Kristina Piltjai Instagram: https://www.instagram.com/kristinapiltjai