Virtuaalassistendi abi kasutamine kogub Eestis üha enam populaarsust, sest:

• teadlikkus sellise teenuse kasutamise võimalikkusest on kasvanud;
• üha rohkem on Eesti turul selle teenuse pakkujaid (isegi agentuure);
• ja järjest rohkem ettevõtjaid saab aru, et üksi oma mikroettevõtte kallal töötades seatakse oma ettevõtte kasvule piirid. 

Olles suhelnud mitmete mikroettevõtjatega, olen puutunud lähedalt kokku nende kahtluste, kõhkluste ja küsimuste hulgaga, mis selle teenuse kasutamist kaaludes tekivad.

Ühes varasemas postituses kirjutasin varasemalt, kes virtuaalne assistent on ja kellele see amet pidada sobiks (Loe siit).

Käesolevas postituses käsitlen teemat ettevõtja vaatenurgast.

Kellele virtuaalassistendi abi kasutamine sobib?

Mikroettevõtjale, kelle äri on just selles faasis, et kuluks ära lisa abikäed. Ise enam ei jõua kõike või jõuab ületöötamise hinnaga.

Selleks, et ettevõte saaks kasvada, on omanikul vaja keskenduda rohkem ettevõtte strateegilisele ja sisulisele poolele ning lihtsamaid korduvaid tegevusi ära andes saab juhtimiseks vajalikku aega juurde.

Samas ei ole mikroettevõtjal veel võimalust endale stabiilse koormuse ja palgaga abilist tööle palgata, sest eelarve veel ei luba või pole ka delegeeritavaid töid veel piisavalt palju.

Väikeettevõtjale, või suuremale ettevõttele perioodidel, kui töömaht ajutiselt suureneb ja on vaja lisaabijõudu.

Eraisikutele ajutistes töödes, nagu dokumentide koostamine ja vormistamine, või muud asjaajamised.

Virtuaalse assistendi teenus sobib neile, kes on valmis kedagi teist oma tegemistesse kaasama ja osaliselt kontrollist lahti laskma ning on valmis selle eest abilisele tasuma. (Aeg-ajalt leidub ka neid abilisi, kes on valmis kogemuse saamise eesmärgil piiratud mahus tasuta aitama.)

Kellele see teenus ei ole parim lahendus?

Virtuaalassistendi abi kasutamine ei sobi neile, kelle vajadus on abilise pidev valmisolek kiirelt reageerida ja aidata, sest sageli on assistendi teenuse pakkujal ka päevatöö või teisi kliente.

Seetõttu tuleb virtuaalassistendi teenust kasutades arvestada mõningase ajavaruga ja tellida assistendilt soovitud töö piisavalt vara.

See ajaline varu tuleks kindlasti assistendiga eelnevalt läbi rääkida, sest see võib olla inimeseti erinev.

Samuti võib olla erinev virtuaalassistendi teenuse pakkuja tööaeg. Mõni töötab õhtuti ja nädalavahetustel, teine ainult nädala sees ja hommikuti.

Enne, kui asud endale abilist otsima, siis oleks vaja enda vajadused kindlasti endale selgeks teha.

Kui on vajadus assistendi järele, kes kokkulepitud aegadel koguaeg olemas oleks, siis tuleks endale päris töölepinguga abiline leida.

Virtuaalassistendi teenuse kasutamine ei pruugi olla parim lahendus ka neile, kelle ära delegeeritava töö mahud on juba väga suured.

Virtuaalassistendi teenuse tunnihind võib olla kõrgem, kui töölepingu alusel töötavale abilisele makstav tasu (koos palgafondiga).

Seda põhjusel, et ka virtuaalassistendi teenuse pakkuja võib olla kasumile orienteeritud ettevõtja, kelle tunnihinnas sisaldub töötasuga seotud maksude kulu, mingi osa kodukontori- ja töövahendite kulusid ning arvestades teenuse ja töö ebastabiilsemat iseloomu, siis ka mingi osa selle kompensatsiooniks.

Mikroettevõtjale on virtuaalassistendi teenuse kasutamine siiski soodsaim lahendus, sest on võimalik maksta vastavalt tehtud töö mahule või tundide arvule ja vastavalt võimalustele vahepeal teenust kasutada ja vahepeal mitte. Jäävad ära ka kulud töövahenditele ja ergonoomilise töökoha loomisele. Aga suuremate mahtude puhul ei pruugi see enam nii olla.

Eduka ja sujuva koostöö tulemusel võimaldavad virtuaalassistendi teenuse pakkujad ettevõtetel kasvada ja jõuda “ise enda assistent olemise faasist” välja faasi, kus ettevõtja peaks olema valmis endale päris oma töötajad palkama.

Millal see aeg käes on, saab iga ettevõtja ise oma kulusid jälgides ja prognoosides arvutada.

Abiks saab võtta keskmise palga info palgad.ee lehelt ning palgakalkulaatori.

Juhendamine on igal juhul vajalik.

Virtuaalassistendi abi kasutamine ei sobi ka neile, kes ei ole valmis kontrollist lahti laskma ja abilise juhendamisele oma aega pühendama.

Isegi, kui abiline juba oskab kõiki vajalikke keskkondi ja platvorme, mida tal töös kasutada tuleb, siis ikkagi on iga koostöö alguses ka periood, kus õpitakse enda koostööpartnerit, tema eelistusi, käekirja ja seda, kuidas selles ettevõttes asjad käivad, tundma.

Kõige kiiremini ja sujuvamalt läheb koostöö algus siis, kui ettevõtja on kirjeldanud ära ja loonud juhendid.

Ka pagariäri alustades koostab ju peakokk või omanik enne retseptid, mida töötajad järgima hakkavad. Kringli küpsetamise kogemus võib töötajal enne olla, aga see, mis käib sinu pagariäri kringli sisse, võib teiste pakutavast erineda.

Samas, saab alustada ka ilma juhenditeta, või lasta käigu pealt assistendil need koostada, aga 100% juhendamisest ei pääse. Kui üldse, siis vaid nendes ülesannetes, mida assistent oskab aga sina ise mitte.

Kokkuvõtteks, soovitan enne virtuaalse assistendi abi kasutamist mõelda läbi, millist abilist ja millistes ülesannetes vaja on. Siit leiad abistavad küsimused.

Niimoodi ettevalmistatult lähenedes on positiivne kogemus tõenäolisem.

Kui see postitus oli sulle kasulik, siis jaga seda ka enda jälgijatega.