Ettevõtjana on sul päevas vaid piiratud arv tunde. Äri kasvamisel lisandub ka parasjagu ülesandeid, mille täitmiseks sul ühel hetkel aega ei jagu. Just sel hetkel tasub hakata mõtlema esimese delegeerimise peale. Virtuaalse assistendi teenus võib olla just sinu lahendus! See aitab sul keskenduda oma äri kasvatamisele, samal ajal kui igapäevased ülesanded saavad professionaalselt sinu eest lahendatud!
Kuidas küll teha esimene samm delegeerimise suunas? Millest peaks alustama ning mida silmas pidama. Jagan sulle lihtsa juhendi, kuidas edukalt alustada delegeerimisega!
Määra, mida soovid delegeerida
Kaardista oma igapäevased tegevused ning analüüsi, millised ülesanded on sinu jaoks ajamahukad või milles sa ei tunne end piisavalt osavana. Tihti on sellised ülesanded just need, mida saab edukalt virtuaalsele assistendile üle anda.
Tihtipeale on selleks näiteks arvete edastamine ja koostamine nii klientidele kui ka raamatupidajale. Paljud ettevõtjad soovivad ka sotsiaalmeedias end turundada kuid ei tunne selle valdkonna õppimise vastu kirge. See võib kujuneda ajakulukaks ning kasulikum on leida selleks spetsialist, kellele delegeerida.
Alusta lihtsatest ja korduvatest ülesannetest
Esimeseks delegeerimiseks sobivad lihtsad ja selged tegevused nagu e-kirjade sorteerimine, kalendri haldamine, arvete koostamine või andmesisestus. Sedasi saad testida koostöö toimimist ja hakata looma usalduslikku koostööd virtuaalse assistendiga.
Võid alustada kasvõi ühekordse väikese ülesande delegeerimisest. See aitab sul kohe kogeda, kui suur ajavõit see sinu jaoks olla võib!
Proovi olla võimalikult selge ja täpne juhiste andmisel
Virtuaalse assistendiga suhtlemisel on oluline olla konkreetne. Professionaalne assistent oskab vajadusel ka ise küsida suunavaid küsimusi, et delegeeritud saaksid just õiged ülesanded. Küsi ja veendu, kas ülesanded on arusaadavad. Ära karda küsida lisaküsimusi! Oluline on, et sina ettevõtjana tunneksid end turvaliselt peale delegeerimist.
Regulaarne kommunikatsioon
Koostöö algusjärgus võib olla vajalik veidi sagedasem suhtlemine, et virtuaalne assistent saaks vajalikud ligipääsud ning tööks vajalikud dokumendid. Leppige kokku kindlad tähtajad ning ole avatud, kui mingil põhjusel delegeerimine viibib. Leppige kokku, millised on teie mõlema tööajad ning pidage neist kellaaegadest kinni. Samuti tasub selgeks teha kui kiirelt on virtuaalne assistent võimeline reageerima, sest paljud virtuaalsed assistendid töötavad mitme ettevõtjaga korraga.
Edaspidiseks on kasulik kokku leppida regulaarne kohtumine veebis või väljaspool. Sedasi on võimalik läbi rääkida järgnevad plaanid ning paika panna eesmärgid, mis kindlasti enne järgmist koosolekut peab tehtud olema. See hoiab ka sind, kui ettevõtjat järjepidevalt liikumas oma eesmärkide suunas.
Esimene delegeerimine võib tunduda hirmutav, kuid see on oluline samm sinu ettevõtte kasvu suunas. Kui leiad end tegutsemas rohkem oma tugevuste ja eesmärkide nimel, seejuures leides ka piisavalt vaba aega, märkad peagi, et delegeerimine on olnud üks parimaid otsuseid sinu ettevõtlusteekonnal!
Kas oled valmis proovima? Alusta väikeste sammudega ja lase virtuaalassistendil aidata sul oma aega paremini väärtustada.
Loe ka Assistendikooli blogipostitust “Kellele sobib virtuaalassistendi abi kasutamine ja kellele mitte?”
Ettevõtjal soovitan liituda ka Facebook’i grupiga “Eesti virtuaalsed assistendid“. Grupis on sul võimalus tutvuda erinevate teenusepakkujatega ning näha ka, kuidas teised ettevõtjad virtuaalsete assistentide poole pöörduvad.
Assistendikool koondanud info virtuaalassistentide kohta, kes kuuluvad virtuaalassistentide VIP klubi kodukonda. See tähendab, et nad on Assistendikooli poolt koolitatud ning täiendavad pidevalt enda teadmisi selles valdkonnas.
Loe lähemalt siit: https://assistendikool.ee/ettevotjale/
Edukat esimest delegeerimist!